Waarom Doordachte CPQ in 2022 Onmisbaar Is

Waarom Doordachte CPQ in 2022 Onmisbaar Is

Kortere doorlooptijden, beter overzicht, vlotter inspelen op veranderende marktomstandigheden: er bestaan uiteenlopende redenen waarom organisaties steeds vaker het belang van een doordachte CPQ-implementatie inzien. In gesprek met Theodoor van Donge, die als Lead Software Engineer bij CaseNine de ontwikkelingen op de voet volgt. “Wat je ook doet, laat het proces altijd het startpunt vormen.”

Waarom is een doordachte CPQ implementatie juist in deze tijd van belang?

“CPQ gaat om het stroomlijnen van complexe offertetrajecten en het daarmee onder andere creëren van meer overzicht en het versterken van de concurrentiepositie van de organisatie. Dat is in 2022 belangrijker dan ooit, vooral als je een blik werpt op de huidige situatie bij veel organisaties. Het opstellen van offerten verloopt vaak nog handmatig. Zo wordt er bijvoorbeeld gebruik gemaakt van complexe – en daarmee foutgevoelige – Excel-bestanden om berekeningen in te maken. Ook zien we vaak dat offertes nog ‘handmatig’ worden opgemaakt in Word. Offertes worden vaak afgedrukt op papier of juist ingescand voor verdere verwerking. Dergelijke processen verlopen relatief langzaam. Die werkwijze, gecombineerd met de hoge snelheid waarmee veel markten zich ontwikkelen, is niet meer van deze tijd. Organisaties constateren dat zij zich dat niet meer kunnen veroorloven, en terecht.”

Welke trends en ontwikkelingen zie jij op het gebied van offerten?

“We zien dat veel markten in rap tempo veranderen. Een goed voorbeeld hiervan is de energiemarkt, een van de pijlers waarop wij ons met CaseNine richten. Deze markt – en veel vergelijkbare markten – wordt vooral de laatste jaren gekenmerkt door nieuwe en innovatieve productvormen, die elkaar snel opvolgen. Dat is ook niet zo vreemd: de concurrentie zit niet stil en marges staan voortdurend onder druk. In de energiemarkt zien wij bijvoorbeeld steeds vaker innovatieve productvormen waarbij de energie op uurbasis wordt afgerekend. Dergelijke ontwikkelingen stellen nieuwe eisen aan het offertetraject. Ook zien we een toegenomen behoefte aan flexibeler contractvormen, bijvoorbeeld met als doel de eindklant sneller van een passend voorstel te voorzien.”

In hoeverre ondersteunt een CPQ oplossing bij de veranderde eisen en marktomstandigheden?

“Juist die ontwikkelingen onderstrepen het belang van een CPQ oplossing. Er is immers behoefte aan een vermindering van de hoeveelheid handwerk binnen het proces. Ook is het belangrijk het risico op fouten te minimaliseren.”

Wist je dat?
Een ketenlandschapsplaat (KLP) fungeert als effectieve kapstok voor het opstellen van de product roadmap en het maken van een Minimum Viable Product (MVP). De KLP wordt opgesteld met het volledige team van collega’s die inzicht hebben in de procesketen.

Wat kunnen organisaties verwachten bij aanvang van een CPQ traject?

“Voorafgaand aan een CPQ implementatie vormt een analysefase het startpunt. In deze fase komen wij samen met de relevante stakeholders bij de klant en brengen we de huidige situatie in kaart. We kijken onder meer naar de producten en de structuur van het portfolio. Wordt er gebruik gemaakt van productbundels, welke eigenschappen hebben de producten en diensten? Maar ook: welke prijsmethodieken worden gehanteerd en hoe wordt de marge in de praktijk bepaald? Mijn advies hierin is om in deze fase alle relevante stakeholders binnen de organisatie te betrekken, zodat de kennis compleet is. Dat helpt later in het implementatieproces en zorgt ervoor dat het systeem goed aansluit op de bestaande systemen. Tegelijkertijd zorg je hiermee voor een hoge betrokkenheid van de medewerkers binnen de organisatie. Laat het proces daarbij altijd het startpunt vormen: op basis hiervan kun je de CPQ oplossing zo goed mogelijk afstemmen op de behoeften van de organisatie. Het geheim van een succesvolle CPQ oplossing bestaat uit een combinatie van een stabiele basis aangevuld met de nodige ‘customization’ die voor de specifieke organisatie van toepassing is. Elke omgeving is anders en kent in de praktijk vaak legacy-onderdelen waarmee je eenvoudigweg rekening moet houden. Door het proces als basis te nemen, zorg je voor overzicht en de nodige buy-in van de medewerkers.”