Hoe werken Permission Sets in industries CPQ?

Hoe werken Permission Sets in industries CPQ?

De context

Einde van het jaar moeten alle energiecontracten worden verlengd, de energieleveranciers hebben het er maar druk mee. Onze Salesforce Industries licenties waren net verlengd. En we hadden net de upgrade naar de laatste versie, de winter ‘22 release, gedaan toen ik werd gebeld dat CPQ niet meer werkte.

Paniek!

Pas geleden zijn in de Spring ’22 release de Salesforce Industries Permission Set Licenties geïntroduceerd. Bestaande klanten kunnen gebruik blijven maken van Managed Package Licenties, ze kunnen ook kiezen om over te stappen naar Permission Set Licenties. Maar hoe werken Permission Sets in industries CPQ?

Het probleem

• Als je een nieuwe Salesforce Industries CME licentie krijgt of een verlenging doet, wordt de nieuwe Permission set licentie geactiveerd. Dit is optioneel, maar ik was als developer niet geïnformeerd.
• Hierbij word je oude Salesforce Industries CME Managed Package License omgezet in een Permission Set License.
• Hierdoor kunnen de gebruikers (zonder acties) geen gebruik meer maken van CME.

Wat is een Permission Set License? Wat is het voordeel ervan?

Met permission set licenties kun je een meer granulair licentie beleid voeren. Er zijn verschillende opties voor Energy & Utilities cloud Permission Set Licenties.

Links zie je eerst de licentie en rechts zie je de beschikbare Permission Set voor die licentie:

Permission sets per licentie.

Er zijn ook Permission Set Groups beschikbaar waarmee je snel aan de slag kunt gaan. Deze zullen we gebruiken in de voorbeelden later in deze blog.

Bronnen: salesforce.com I en salesforce.com II

De oplossing: een migratieplan

• De gebruikers moeten de Permission Set Licenties toegekend krijgen.
• De gebruikers moeten de Permission Sets (groepen) toegekend krijgen. 
• Het mooiste is om dit te automatiseren via een Apex script. Vooral als je veel users hebt is dat makkelijker.

Hoe kan je de permission set licenties snel toekennen? 

Het makkelijkste is om de gebruikers te groeperen in een public group. Houd wel in de gaten dat dit alle vlocity_cmt licenties toekent aan de gebruikers in de public group.

Let op! lees eerst de scripts en pas ze aan je behoeften, voordat je deze handeling uitvoert.

Je bent verantwoordelijk voor je eigen daden :  )

Pro tip: maak je eerste versie in een scratch org of sandbox, dan kan je met een gerust hart van alles uitproberen. 

Daarna kan je de permission set groups aan de gebruikers toekennen met dit script:

Sandboxes en Scratch orgs:

Hoe kun je met de nieuwe licentiestructuur testen? Dit kan in sandboxes en scratch orgs ontzettend goed. Hoe zet je die aan? Je moet de check voor managed package licenties aanzetten. Dat doe je zo: 

De documentatie vind je hier

Deze scripts kun je opnemen in je CI/CD proces, zodat alle orgs er hetzelfde uit zien. Zo kun je mogelijke problemen al vroegtijdig opsporen en oplossen. 

Wil je meer weten over Permission Set Licenses, Permission Sets of Permission Set Group? Lees er alles over in dit artikel van Salesforce. Nieuwsgierig geworden naar meer? Abonneer je vandaag nog op de Technical Deep Dive series.